Como driblar as dificuldades na expansão de uma empresa de imóveis?

A expansão de uma empresa de imóveis exige muito esforço, organização e planejamento. É preciso garantir a sustentabilidade do negócio enquanto ele cresce. No cenário atual, onde muitas mudanças ocorrem constantemente, é um diferencial competitivo contar com o apoio da tecnologia nesse processo. 

Isso porque a expansão de uma empresa de imóveis geralmente está vinculada a investimentos e a inovação, além da otimização de processos para aumentar a produtividade e os resultados do negócio. 

No entanto, é importante inovar com planejamento para que a expansão seja realizada de maneira ordenada. 

Em outras palavras, o objetivo de crescimento do negócio deve estar alinhado com a realidade atual da empresa, o que envolve suas métricas de faturamento, vendas e outras variáveis que estão ligadas aos seus resultados. 

Dessa forma, a possibilidade de imprevistos ou necessidades de mudança de planos ao longo da expansão se torna bem menor – e consequentemente o estresse gerado por isso também é bastante reduzido.

Apesar disso, ainda assim é possível encontrar entraves durante a expansão de uma empresa de imóveis. 

Neste artigo, buscamos auxiliar em algumas situações com as quais sua empresa pode se deparar durante o crescimento do negócio.

Entre elas, podemos citar o aumento do número de clientes – o que, a princípio é bom, mas pode trazer dor de cabeça se a imobiliária não aumentou sua capacidade de atendimento – a organização de processos para permitir o crescimento ordenado, a necessidade de preparação e treinamento das equipes e a gestão de um crescente volume de documentos. 

Confira todas essas situações a seguir! 

Boa leitura! 

 

Atender mais clientes 

À medida em que uma empresa de imóveis cresce e sua base de clientes se torna maior, a demanda de atendimento também aumenta. 

Essa pode ser uma grande dificuldade durante a expansão – afinal, se antes o negócio atendia cerca de 100 leads ao mês, com o crescimento da empresa, pode se tornar necessário atender dezenas – ou até centenas  a mais. 

Mas como garantir um atendimento de qualidade com o aumento da demanda? 

É importante levar em conta que a qualidade de um atendimento não pode ser mais considerada como um diferencial. Atualmente, tornou-se um fator essencial para negócios em crescimento e que querem sobreviver no mercado. 

Diante disso, existem algumas dicas importantes para driblar essa dificuldade. Separamos algumas delas: 

 

  • Amplie seus canais de comunicação:  Se antes utilizava apenas telefone e e-mail, passe a atender também pelo WhatsApp e nas redes sociais, por exemplo; 

 

  • Procure estar disponível sempre que necessário: Assim, a fila de espera não irá acumular muitos leads e clientes, o que pode acarretar em uma experiência ruim com o seu negócio ou até mesmo a perda de alguma venda;

 

  • Busque centralizar as informações para o atendimento: uma vez que a empresa cresce, é praticamente inviável seguir controlando os atendimentos apenas com anotações e documentos espalhados por diversos sistemas. Sendo assim, é importante contar com um sistema que centralize as informações em um único local e de fácil acesso para todas as equipes. Assim, o atendimento será mais assertivo e ágil. 

 

Além dessas possibilidades, de modo a agilizar ainda mais o atendimento, e cobrir mais canais de comunicação, é possível contar com o uso de um chatbot. 

Chatbot para imobiliárias
Criado por vectorjuice – Freepik

Os chatbots na expansão de uma empresa de imóveis 

Os chatbots atuam como assistentes virtuais e realizam um contato inicial, esclarecendo dúvidas e auxiliando em algumas demandas, como a emissão da segunda via de boletos. 

Outro ponto positivo do uso de chatbots é o atendimento em horários alternativos, já que a ferramenta está disponível 24h por dia, 7 dias por semana. 

O chatbot também pode automatizar e agilizar o atendimento, ao realizar um contato inicial e colher algumas informações que podem ser importantes para o negócio, como e-mail e telefone, por exemplo.

Além disso, o chatbot pode auxiliar na qualificação de leads, no agendamento de visitas, e até mesmo com pesquisas de satisfação. 

Para isso, a ferramenta centraliza as informações do atendimento automaticamente em um sistema. 

No geral, são utilizadas softwares CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português. 

Quando integrados, as chances de ocorrer falhas no atendimento ou identificação do cliente são reduzidas, já que dificilmente algum dado será perdido. 

Dessa maneira, o atendimento ao cliente será aperfeiçoado e facilitado, uma vez que as informações do negócio estão bem organizadas e de fácil alcance. 

Saiba mais sobre os chatbots em nosso artigo: O que são chatbots e como eles funcionam nas imobiliárias?

 

Organizar processos 

Para garantir a expansão de uma empresa de imóveis, é muito importante contar com uma boa gestão imobiliária.  É preciso se dedicar às finanças e a outras variáveis que fazem parte do negócio.

Ou seja, além da gestão financeira, é importante focar nas pessoas e na qualidade da administração dos imóveis, de forma a reduzir as dificuldades ao longo do processo de crescimento do negócio.

No entanto, com o passar do tempo, será praticamente impossível acompanhar todas essas demandas de maneira manual. 

Para driblar essa dificuldade e seguir com o plano de expansão da sua empresa, é interessante contar com um sistema completo especializado na gestão imobiliária.

Com ele, a administração poderá ser mais eficiente, uma vez que essa ferramenta oferece diversas funcionalidades: 

  • CRM integrado;
  • Disponibilização de relatórios com diferentes dados (vendas, despesas, gestão de leads e entre outros);
  • Organização de tarefas e projetos em um fluxo de trabalho integrado;
  • Envio de lembretes para os funcionários responsáveis por cada tarefa;
  • Integração com diversas plataformas, como Google Drive, Slack e MailChimp. 

 

Sendo assim, um sistema completo para imobiliárias torna o dia a dia da empresa em expansão muito mais eficiente, à medida em que centraliza as demandas em uma única  plataforma. 

Ainda, a disponibilização de dados pela plataforma é essencial para uma empresa de imóveis em expansão, em um cenário no qual medir resultados e a qualidade dos serviços prestados são pontos chaves para o crescimento no mercado. 

Por fim, um sistema completo também permite acompanhar o andamento dos negócios de maneira assertiva.

Assim, a gestão consegue verificar possíveis pontos de melhoria, gargalos, e mapear as possíveis dificuldades para agir com antecedência. 

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Imagem: Vecteezy

Preparar as equipes 

Outro ponto importante para driblar as dificuldades na expansão de uma empresa de imóveis é a preparação das equipes. 

Para que o negócio cresça de maneira ordenada, é importante contar com uma equipe cada vez mais qualificada e engajada.

Sendo assim, torna-se essencial voltar a atenção para a gestão de pessoas, e propor treinamentos e cursos de forma que as pessoas se tornem devidamente capacitadas para o processo de expansão. 

Uma forma de realizar isso é montar um calendário com treinamentos de rotina, com o objetivo de integrar as equipes e qualificá-las para as suas novas funções – ou para maneiras mais eficientes de realizá-las.

Esse aprendizado contínuo é indispensável para empresas em crescimento, e é um elemento essencial para a formação de ótimas equipes. 

Outra dica é toda a empresa ter conhecimento sobre o o papel de cada um nessa fase de crescimento, mostrando o porquê de a expansão ser vantajosa para todas as partes envolvidas. 

 

Facilitar a comunicação corporativa 

Uma empresa de imóveis em expansão possivelmente também terá mais processos e pessoas envolvidas em diversas etapas. 

Sendo assim, falhas de comunicação entre os setores podem ser recorrentes e acabar se tornando uma grande dificuldade para a empresa. 

Por isso, é interessante buscar alternativas que permitam o compartilhamento de informações de maneira facilitada e transparente. 

Um sistema completo para imobiliárias permite, por exemplo, que as informações sobre determinado processo do negócio sejam visíveis para todas as equipes. 

Além disso, é possível adicionar detalhes à medida que o negócio avança, para que todos estejam cientes de todas as etapas pelas quais o cliente passou. 

A intranet colaborativa, ou seja, um canal interno de comunicação para todos da empresa,  também é outra funcionalidade interessante de um sistema para imobiliárias. 

Por meio dela, todas as equipes podem compartilhar comunicados e lembretes para todas as áreas da empresa e conversar por canais de chat diretamente pela plataforma. 

Assim, evita-se que muitas informações fiquem espalhadas por outros canais, como o WhatsApp ou o Telegram, por exemplo. 

Contratos de aluguel digitais
Imagem: Vecteezy

Gestão de documentos

Por fim, a gestão de um alto número de documentos é outra dificuldade que pode ser encontrada durante a expansão de uma empresa de imóveis. 

Ou seja, quanto mais imóveis e clientes, mais documentações serão manuseadas. 

Dessa forma, torna-se imprescindível contar com alternativas tecnológicas para reduzir o uso de papéis ou documentos espalhados por diversos sistemas. 

Assim, evita-se que os documentos sejam extraviados ou dados sejam espalhados, fator que pode ser muito prejudicial para um negócio em expansão. 

Por isso, o uso de contratos digitais torna-se cada vez mais comum, além do armazenamento em nuvem. 

Um sistema completo para imobiliárias possibilita tanto a integração com plataformas de gestão desses documentos, quanto o armazenamento de maneira segura e organizada. 

Leia mais: Contratos de aluguel: 8 vantagens de digitalizar o processo

 

Conclusão 

Em resumo, é essencial planejar a expansão de uma empresa de imóveis, para que o negócio cresça de maneira ordenada e com sustentabilidade financeira. 

No entanto, ainda com organização, algumas dificuldades podem surgir. 

Neste artigo, listamos algumas dicas para lidar com desafios como: 

  • alta demanda de atendimento; 
  • organização de processos para um crescimento ordenado; 
  • preparação das equipes;
  • gestão de um alto volume de documentos.

 

Independentemente da dificuldade encontrada, é interessante pensar de maneira inovadora para driblar esses desafios. 

Como apontamos ao longo do artigo, o uso de um sistema completo para imobiliárias e de chatbots podem auxiliar nos desafios encontrados durante o crescimento da sua empresa. 

No entanto, ressaltamos a importância de analisar quais são as reais necessidades do negócio, para somente depois optar por soluções tecnológicas. 

Afinal, o uso de novos sistemas é um investimento e precisa ser feito com tempo,  de maneira ordenada e assertiva. 

Até porque há também a necessidade de promover uma mudança de mentalidade completa das equipes, para que se adaptem às soluções e à expansão do negócio. 

Para auxiliar nesse processo, busque por uma empresa especializada que possa ajudar a mapear os processos atuais, e sugerir soluções que sejam ideais para uma empresa de imóveis. 

Aqui no Nia modelamos processos de ponta a ponta dos mais variados negócios, com o objetivo de sugerir melhorias para aperfeiçoar o seu negócio. 

Também buscamos adaptar os processos  para a utilização de novas tecnologias, oportunizando a transformação digital da empresa. 

Para falar conosco e tirar todas as suas dúvidas, acesse este formulário. Nossa equipe ficará muito feliz em te ajudar! 

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