Processos que envolvem contratos geralmente estão associados à burocracia e muita papelada, não é mesmo?
Para amenizar esse problema e não depender de documentos físicos, existem contratos digitais que também podem ser assinados no ambiente online.
Neste artigo, apresentaremos os principais benefícios para uma imobiliária ao digitalizar os contratos de aluguel.
Muito além de agilizar o fechamento dos negócios, a digitalização desse processo é um diferencial que proporciona mais comodidade aos clientes. Afinal, sair de casa só para assinar contratos é coisa do passado!
Essa e outras vantagens você confere a seguir. Boa leitura!
O que são contratos de aluguel?
Antes de mais nada, é importante lembrar no que consiste um contrato.
Em resumo, o contrato é um acordo entre duas ou mais partes, que se comprometem a seguir determinados termos e condições estabelecidos no negócio.
O contrato pode ser feito tanto no meio físico como no digital. Independentemente do meio, o documento precisa conter todos os dados e elementos necessários, descritos de forma correta. Dessa forma, ocorre a devida formalização do negócio.
Os contratos de aluguel digitais são válidos?
A medida provisória nº2.200-2/2001 valida os documentos eletrônicos juridicamente.
No entanto, o contrato deve conter a assinatura de todos os envolvidos para garantir a concordância das partes.
Este processo também pode ser digitalizado, por meio da assinatura digital ou eletrônica.
Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é a modalidade que engloba todos os métodos que utilizam o meio eletrônico para validar seus documentos.
Ou seja, a assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica.
Alguns exemplos de assinatura eletrônica:
No entanto, cabe ressaltar que, independentemente do tipo de assinatura eletrônica, ela precisa conter elementos essenciais para garantir sua autenticidade.
Por exemplo, a eficácia probatória. Este é o elemento mais importante a ser identificado. Neste caso, para garantir que o documento foi mesmo assinado pelas pessoas envolvidas, as informações precisam passar por uma validação.
Para isso, no contrato digital deve constar dados que sejam válidos e rastreáveis.
Assim, a sua autenticidade será comprovada, caso seja contestada posteriormente.
Assinatura digital
Já a assinatura digital é uma espécie de assinatura eletrônica, que utiliza criptografia por meio de um certificado digital para garantir a originalidade da assinatura.
A identificação eletrônica é emitida por Autoridades Certificadoras, que por sua vez, são padronizadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Por conta disso, a assinatura digital equivale a uma assinatura manuscrita, dispensando o registro em cartório para ser autenticada.
Sendo assim, independentemente do gênero da assinatura utilizada, é inegável que esse formato veio para acelerar o ritmo dos negócios e desburocratizar esse processo.
Mas quais são as vantagens de usar estes contratos?
Como são muitas as vantagens de digitalizar os contratos de aluguel, listamos 8. Acompanhe:
1. Segurança
De fato, o armazenamento em nuvem proporciona segurança às documentações, evitando extravios ou perdas. Também é possível conferir proteção por meio de senhas e códigos.
Por conta disso, pessoas que não estão envolvidas em uma negociação, por exemplo, não conseguem acessar o documento.
Como resultado, podemos confiar que o nível de segurança gerado aos documentos é alto, reduzindo os riscos de fraudes e roubo de informações.
Além disso, ao utilizar uma assinatura digital, o contrato é certificado pela Autoridade Certificadora e pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).
Por meio dela, todas as informações presentes no contrato são criptografadas, garantindo a autenticidade das assinaturas e do documento.
Além do mais, os contratos de aluguel digitais possibilitam a emissão de cópias originais e autênticas, evitando que as partes envolvidas fiquem presas a um único documento físico.
2. Organização
Com os documentos armazenados em nuvem, além de conferir mais segurança, há mais organização.
Afinal, uma única plataforma é capaz de armazenar todos os contratos de aluguel digitais, possibilitando o acesso a qualquer momento.
Assim, esta facilidade auxilia na gestão dos contratos de aluguel e proporciona mais agilidade ao processo e, consequentemente, à sua imobiliária.
3. Agilidade na rotina da imobiliária
Desta forma, em um contexto em que os clientes necessitam cada vez mais de agilidade, a digitalização do processo torna-se muito importante.
Isso porque, como relatamos anteriormente, o acesso aos documentos pode ser feito em qualquer dia, local e horário.
Assim, os seus clientes não precisam mais se deslocar a cartórios ou ao seu estabelecimento somente para assinar um contrato físico.
4. Mais praticidade
Outro benefício de utilizar contrato digital é a praticidade! Até porquê, não é mais necessário esperar pela disponibilidade dos envolvidos para que a assinatura seja feita em conjunto.
Com o processo todo online, basta encaminhar o contrato aos envolvidos e disponibilizar as informações necessárias para o acesso ao documento.
Assim, tanto o locatário quanto o inquilino podem assinar o documento de onde estiverem, de forma prática e segura.
5. Acesso rápido
Os contratos de aluguel digitais também podem ser salvos nos dispositivos dos envolvidos, como smartphones, notebooks e tablets.
Dessa forma, cada um possui uma via original que assegura a formalização do negócio.
Como resultado, ambas as partes têm fácil acesso ao contrato, evitando também o extravio ou dano do documento.
6. Produtividade
Como os contratos de aluguel digitais dispensam as idas ao cartório, e toda a burocracia que envolve a assinatura física dos documentos, sobra mais tempo para focar em atividades estratégicas.
Além do mais, torna-se mais ágil o processo de fechamento do contrato de aluguel. Essa vantagem permite que a sua equipe se dedique ao fechamento de mais contratos em menor tempo.
7. Redução de custos
Por outro lado, o uso dos contratos de aluguel digitais contribui para a redução de custos da sua imobiliária.
Isso porque, para que um contrato físico seja impresso é preciso investir em papel, uma boa impressora, tintas, além dos custos de locomoção até um cartório, por exemplo.
Além disso, a documentação física também exige um local específico para que seja armazenada. E um certo tempo para mantê-la organizada, ao ser manipulada no dia a dia.
Ou seja, a empresa terá que investir em um espaço para o devido arquivamento dessa papelada, assim como precisará de tempo para a localização dos arquivos.
Já com o contrato digital, nada disso é necessário. No ambiente virtual, o acesso é fácil e simplificado.
8. Sustentabilidade
Por fim, outra vantagem é a diminuição do uso de papel e demais recursos físicos relacionados. Inclusive esta é uma alternativa sustentável já adotada por muitas empresas.
Além de ser sustentável, abre caminho para o uso da tecnologia, garantindo agilidade e segurança para todos os envolvidos na negociação de um imóvel ou locação.
Conclusão
Os contratos de aluguel digitais estão cada vez mais sendo utilizados, principalmente por sua praticidade, agilidade e economia.
Essa é uma maneira mais moderna e segura para gerir o processo de locação na sua imobiliária.
Vale ressaltar que os contratos digitais, bem como as assinaturas eletrônicas, também se aplicam a outras transações que envolvem esse tipo de documentação.
Ou seja, você também pode utilizar ferramentas de assinatura eletrônica para armazenar contratos de compra e venda, contratos trabalhistas, entre outros.
Assim, todas as partes se sentem mais amparadas e seguras, sobretudo na hora de adquirir ou alugar um imóvel.
Outra vantagem é integrar as ferramentas de assinatura eletrônica a um CRM.
Isso mesmo! A integração permite acompanhar diretamente da plataforma todo o andamento do processo.
Além do mais, é possível automatizar o envio do contrato aos envolvidos por e-mail e ter tudo isso registrado em seu CRM.
Muito bacana, né? Para saber mais sobre essa funcionalidade, é só entrar em contato com a nossa equipe através deste formulário e tirar todas as suas dúvidas.
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