As empresas que desejam se posicionar à frente do mercado e se destacar pela agilidade, qualidade e excelência em seu segmento, estão encontrando nos sistemas RPA uma solução de extrema relevância. Isso porque essa tecnologia influencia diretamente na eficiência operacional de empresas dos mais diversos segmentos.
No caso do setor imobiliário, onde as operações são complexas e burocráticas, a implementação bem-sucedida do RPA pode se traduzir em vantagens estratégicas e competitivas significativas.
No entanto, pouco se fala sobre quais são essas vantagens e como aplicá-las nesse segmento. É por isso que reunimos neste conteúdo uma série de informações importantes sobre o tema. Continue lendo para entender o que é RPA, como funciona, confira possíveis aplicações e os benefícios dessa tecnologia para um negócio imobiliário.
Introdução ao RPA (Robotic Process Automation)
O RPA é a sigla para Robotic Process Automation, ou automação de processos por meio de robôs, em tradução livre. Essa é uma tecnologia que utiliza softwares para automatizar tarefas repetitivas e baseadas em regras predefinidas.
Ao adotar o RPA, as empresas podem robotizar processos de negócios, reduzindo significativamente o tempo e o esforço necessários para realizar tarefas manuais.
No contexto da automação impulsionada pelo RPA, empresas podem criar “robôs” de software que interagem com aplicativos e plataformas, capturam e manipulam dados, realizam cálculos, respondem a eventos e tomam decisões com base em etapas predefinidas.
Esses “robôs” são configurados para simular as ações de um usuário humano, executando tarefas em diversas aplicações, como sistemas de CRM, ERPs, bancos de dados, planilhas e sites.
Com isso, é possível alcançar mais eficiência nas operações, melhorando a produtividade e permitindo que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado.
Funcionamento do RPA
Como você já viu, um sistema de RPA opera através da automatização de tarefas repetitivas e baseadas em regras. Ele utiliza robôs para realizar essas tarefas de maneira autônoma.
O funcionamento do RPA é baseado em scripts e fluxos de trabalho definidos pelos desenvolvedores ou usuários. Esses scripts detalham as etapas das tarefas a serem executadas pelos robôs, incluindo interações com as interfaces dos aplicativos, extração de informações, realização de cálculos e tomada de decisões.
Uma vez que os robôs estão configurados e os scripts são definidos, o sistema de RPA pode ser executado de forma contínua e automatizada. Os robôs podem ser programados para trabalhar em horários específicos, conforme as necessidades da empresa.
Automação assistida x não assistida
Agora que você já entendeu o que é o sistema de RPA, é importante destacar que existem dois tipos de automação de processos robóticos: automação assistida e automação não assistida.
Na automação assistida, ainda é necessário algum envolvimento humano, e o robô apenas auxilia em parte do processo. Por outro lado, na automação não assistida, não é necessária nenhuma intervenção humana para o funcionamento do processo. Nesse caso, o RPA é o responsável por executar toda a tarefa e notificar apenas em caso de problemas.
No entanto, é importante mencionar que a automação requer dados estruturados e regras bem definidas, o que nem sempre é possível. Veja quais são as características que tornam um processo adequado para a utilização do RPA:
- Processos repetitivos
- Regras e um fluxo de trabalho bem definidos
- Ausência ou pouca tomada de decisão
- Alto volume de demanda em pouco tempo de execução
Processos na imobiliária que podem se beneficiar de um sistema RPA
Quando uma imobiliária, ou algum negócio do segmento, implementa um sistema RPA, vários benefícios são alcançados. Por exemplo, na gestão de leads e clientes, atualização de listagens, processamento de contratos e integração com sistemas de gestão imobiliária e CRM.
Nesse sentido, vamos explorar detalhadamente cada uma dessas áreas e entender como essas melhorias podem impulsionar a eficiência operacional:
Gestão de Leads
Na gestão de leads e clientes, o RPA automatiza o cadastro e atualiza os dados de forma precisa e ágil. Além disso, classifica e qualifica os leads, otimizando os esforços de vendas.
Atualização de listagens
No que diz respeito à atualização de listagens, o RPA coleta dados detalhados dos imóveis e realiza atualizações automáticas em diferentes plataformas online. Isso garante informações mais precisas e atualizadas para potenciais compradores e locatários.
Processamento de contratos
Já em relação ao processamento de documentos e contratos, o sistema de RPA pode extrair informações relevantes, verificar a conformidade com as políticas internas e gerar contratos personalizados para assinatura eletrônica, eliminando erros e agilizando o processo.
Integração com sistemas
Por fim, a integração com sistemas de gestão imobiliária e CRM permite a sincronização de dados em tempo real, a atualização automática de registros e a geração de relatórios personalizados. Dessa forma, o sistema é capaz de fornecer informações estratégicas para a tomada de decisões.
Em resumo, a implementação do RPA em uma imobiliária resulta em automação, agilidade e precisão, impulsionando a eficiência operacional, reduzindo erros e melhorando a experiência do cliente.
Leia também: Mercado Imobiliário: como sair do tradicional para o novo cenário de mudanças tecnológicas?
Possíveis aplicações de RPA no contexto do setor imobiliário
Finalmente chegamos em uma das partes mais relevantes desse conteúdo: as possíveis aplicações do RPA no setor imobiliário. Como você verá, essa tecnologia otimiza operações e aprimora a eficiência de várias etapas da operação. Confira a seguir algumas das principais aplicações:
- Processamento de documentos: o RPA automatiza a extração de dados de contratos de aluguel, contas, escrituras e registros imobiliários. Agiliza a coleta, organização e análise precisa das informações.
- Atualização de sistemas: o RPA integra diferentes sistemas imobiliários, sincronizando e atualizando informações automaticamente. Elimina a inserção manual de dados, economizando tempo e reduzindo erros.
- Gerenciamento de contas e pagamentos: o RPA automatiza o processamento de contas como água, luz, IPTU entre outras. Extrai dados de boletos, realiza cálculos, gera relatórios e agenda pagamentos, agilizando o fluxo financeiro e evitando atrasos ou erros.
- Atendimento ao cliente: o RPA também pode automatizar respostas a perguntas frequentes, fornecer informações sobre imóveis disponíveis, agendar visitas e enviar atualizações sobre processos. Sendo assim, melhora a experiência do cliente com respostas rápidas e precisas.
- Análise de mercado e previsão: o RPA pode também coletar e analisar dados de mercado, como preços de imóveis e tendências de demanda. Ainda é capaz de auxiliar em decisões estratégicas, como precificação, identificação de oportunidades e previsão de demanda futura.
Essas são apenas algumas das aplicações possíveis do RPA no setor imobiliário.
Leia também: 5 vantagens de automatizar o sistema de gestão de contas da sua imobiliária
Como implementar o RPA no seu negócio?
Para implementar um sistema de RPA em seu negócio, é importante pensar em algumas etapas cruciais para garantir o aproveitamento máximo desta tecnologia.
Nesse sentido, o primeiro passo é mapear minuciosamente todos os processos que podem ser automatizados com o RPA. Essa etapa é essencial para garantir que nenhuma regra fundamental do processo seja deixada de fora, o que poderia resultar em erros futuros por parte do robô.
Ao realizar esse mapeamento, você também poderá definir quais serão os primeiros passos a serem tomados na implementação do RPA em seu negócio. É importante ter uma abordagem cuidadosa e controlada ao expandir gradualmente essa solução, visando diminuir riscos e maximizar os benefícios para o seu negócio.
Com os processos e regras bem definidos, o próximo passo é o desenvolvimento do bot. O RPA será configurado para imitar os processos específicos do seu negócio e executar todas as atividades do fluxo de automação. Ele irá buscar os dados necessários no sistema para concluir cada etapa de forma ágil e precisa, e, como resultado, garantindo uma execução eficiente das tarefas.
Priorize soluções tecnológicas com expertise imobiliária
Como você já viu, a tecnologia de automação de processos pode ser de grande ajuda nos processos de um negócio imobiliário. Mas você sabia que existem ferramentas especializadas em oferecer soluções tecnológicas voltadas especificamente ao mercado imobiliário?
Conheça agora algumas funcionalidades que um sistema com expertise imobiliária pode oferecer:
- Envio automático de 2º via de boletos;
- Disparo de mensagens internas para informar prazos e demandas às equipes;
- Envio automatizado de comunicações aos clientes sobre pagamentos e vencimentos;
- Armazenamento automático de mensagens trocadas via WhatsApp com os clientes;
Em síntese, todas essas facilidades contribuem significativamente para aumentar a agilidade na resolução de problemas e a produtividade do seu negócio.
Conclusão
De forma geral, um sistema de RPA possui um enorme potencial para transformar os processos e a rotina da sua imobiliária, ao reduzir tarefas repetitivas e fortalecer outras atividades estratégicas da sua empresa.
Tendo isso em vista, o resultado que se tem é uma melhoria significativa na eficiência operacional e na alocação de recursos para impulsionar o crescimento do seu negócio.
Mas é importante relembrar que o RPA não substitui totalmente os seres humanos, mas atua como um assistente digital, trabalhando em conjunto com as equipes para aumentar a eficiência e a qualidade dos processos.
Mas, para conseguir aproveitar de fato todas as possibilidades do RPA, é importante procurar por um parceiro capacitado e experiente. Assim, você pode confiar nesse parceiro para organizar seus processos e avaliar a melhor maneira de implantar a solução.
Aqui no Nia, contamos com um time altamente capacitado para mapear os processos do seu negócio, e então analisar as melhores maneiras de usufruir de todos os benefícios da tecnologia.
Além disso, temos expertise imobiliária, já que as nossas soluções foram criadas justamente para solucionar dores de empresas desse segmento.
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