Melhor do que ninguém, os gestores e proprietários de imobiliárias sabem que contar com um bom sistema de gestão para imobiliária é imprescindível. Afinal, lidar com tantas etapas da operação de um negócio desse tipo é trabalhoso e desafiador.
Se você é o responsável por uma imobiliária, é provável que possua um amplo conhecimento sobre a rede de imóveis em sua região, certo? Dessa forma, o seu foco principal é identificar oportunidades e oferecer imóveis como residências, salas comerciais, apartamentos e terrenos que atendam às necessidades dos seus clientes, seja para aluguel, locação, compra ou venda.
No entanto, é importante destacar que além das questões comerciais, as questões administrativas e contábeis, embora não sejam lá tão atrativas, são etapas fundamentais para o bom funcionamento do seu negócio. Gerenciar contas a pagar, ordens de serviço, emissão de notas fiscais, controle de pagamentos e recolhimento de impostos não pode ser negligenciado.
A boa notícia é que existe uma solução que simplifica e agiliza o gerenciamento eficaz da gestão financeira, administrativa e também comercial e de marketing, permitindo que você tenha mais tempo para se dedicar a pensar em questões estratégicas e de expansão dos negócios. O sistema de gestão para imobiliárias é a ferramenta que irá facilitar o seu trabalho e proporcionar eficiência para cada etapa do negócio.
Se você já está ciente de tudo isso, mas ainda tem algumas dúvidas sobre como escolher o melhor sistema para imobiliária, continue lendo esse conteúdo, pois selecionamos as 6 principais dicas para não errar nessa decisão.
Importância de um sistema de gestão para imobiliárias
Um sistema de gestão para imobiliárias desempenha um papel fundamental na eficiência das operações desse tipo de negócio. Ele permite a organização e centralização de informações, automatiza processos, facilita o controle financeiro, melhora o relacionamento com os clientes e oferece análise de dados e geração de relatórios.
Além disso, o sistema garante a segurança dos dados e auxilia na conformidade com regulamentações do setor imobiliário. Portanto, um sistema de gestão para imobiliárias contribui para a otimização de processos, melhora no atendimento aos clientes e ainda proporciona insights estratégicos para o crescimento do negócio.
Identificando as necessidades da sua imobiliária
Antes de decidir optar por investir e adotar um sistema de gestão para imobiliárias, é importante entender os problemas que sua imobiliária enfrenta e que poderiam ser resolvidos por um sistema de gestão. Alguns problemas mais comuns, são esses:
- Desorganização e perda de informações: um sistema de gestão para imobiliária centraliza e organiza todos os dados relevantes. Alguns exemplos são: informações de imóveis, contratos, clientes e transações, evitando perdas e facilitando o acesso rápido e preciso às informações e documentos.
- Processos manuais e demorados: com um sistema, é possível automatizar tarefas repetitivas, como geração de contratos, emissão de boletos e controle de pagamentos, agilizando os processos internos e reduzindo erros manuais.
- Falta de controle financeiro: o sistema permite o controle efetivo das finanças da imobiliária, com recursos como controle de contas a pagar e receber, conciliação bancária, emissão de notas fiscais e cálculo de comissões, garantindo uma gestão financeira mais precisa e eficiente.
- Dificuldade na comunicação e no relacionamento com os clientes: com um sistema de gestão, é possível manter um histórico completo de interações com os clientes, facilitando a comunicação, o acompanhamento de solicitações e a oferta de um atendimento mais personalizado. Além disso, alguns sistemas são capazes de oferecer integração com ferramentas de comunicação, como o WhatsApp. Assim, a comunicação e negociação com o cliente fica centralizada na plataforma, conferindo mais agilidade ao negócio.
- Ausência de análise de dados e relatórios: um sistema fornece recursos de análise de dados, permitindo a geração de relatórios inteligentes, e indicadores de desempenho. Também é possível perceber insights estratégicos para a tomada de decisões mais embasadas e acompanhar o crescimento do negócio de forma mais facilitada.
Esses são apenas alguns exemplos dos problemas que um sistema de gestão para imobiliárias pode ajudar a resolver, proporcionando mais eficiência, controle e crescimento para o negócio.
Mas afinal, como escolher o melhor sistema de gestão para imobiliária?
Já falamos sobre alguns dos principais problemas a serem levados em consideração antes de escolher um sistema. Vamos então às 6 dicas de como escolher o melhor sistema:
1 – Considere a integração com outras ferramentas
A integração com outras ferramentas permite uma troca de informações eficiente entre os sistemas, evitando retrabalho e erros manuais. Por exemplo, a integração com um CRM (Customer Relationship Management) possibilita o compartilhamento automático de dados dos clientes, facilitando o acompanhamento de leads, histórico de interações e ações de marketing.
Outro aspecto importante é a integração com sistemas financeiros, como contas a pagar e receber, controle de receitas e despesas, emissão de notas fiscais e conciliação bancária. Essa integração proporciona uma gestão financeira mais precisa e automatizada, evitando erros e facilitando a tomada de decisões estratégicas.
A integração com portais imobiliários e sites também é relevante, permitindo o compartilhamento automático de imóveis, atualização de informações em tempo real e a geração de relatórios consolidados.
2 – Praticidade na solução
É fundamental considerar um sistema de gestão para imobiliárias que seja simples e intuitivo e que tenha uma curta curva de aprendizado para os usuários. Dessa forma, não é necessário exigir horas e horas no treinamento da sua equipe atual, sem falar na integração mais facilitada para novos colaboradores.
Além disso, um sistema simples e intuitivo facilita a adoção pelos usuários. Quando a interface é intuitiva e as funcionalidades são de fácil acesso, os colaboradores se sentem mais confortáveis em utilizar o sistema no dia a dia. Esse fator contribui para a maior eficiência operacional e para a adesão geral ao sistema.
Por fim, um sistema de gestão imobiliária simples e intuitivo reduz erros e retrabalho. Com uma interface clara e processos bem definidos, há menos chances de ocorrerem equívocos durante a utilização do sistema. Isso resulta em maior precisão nas informações, evitando retrabalho e garantindo uma gestão mais eficiente dos processos imobiliários.
3 – Comunicação integrada
A integração com plataformas de marketing digital, como redes sociais e e-mail marketing, possibilita uma comunicação mais efetiva com clientes e prospects. Isso graças à automatização dos processos de geração e segmentação de leads, agendamento de campanhas e análise de resultados.
Algumas ferramentas contam com o WhatsApp integrado, tornando os processos mais transparentes e facilitando a rotina imobiliária. Dessa forma é possível garantir mais satisfação e o aumento da produtividade dos colaboradores.
4 – Visualização estratégica dos processos
A visualização estratégica dos processos é um fator crucial ao avaliar sistemas de gestão imobiliária. Isso porque esse recurso permite que os decisores, gestores e líderes tenham uma visão completa e integrada de todas as etapas envolvidas nos processos.
Sendo assim, é possível identificar gargalos, pontos de melhoria e oportunidades de otimização. Isso facilita a atribuição de responsabilidades, uma vez que é possível visualizar quem é responsável por cada etapa do processo e garantir que todas as tarefas sejam cumpridas dentro do prazo.
Dessa forma, um sistema de gestão eficiente proporciona clareza, transparência e agilidade. Isso se reflete na atribuição de responsabilidades, na comunicação com os clientes e na execução dos processos. Como resultado, contribui para o sucesso e o crescimento do negócio imobiliário.
5 – Estudar o fornecedor
Quando o assunto é escolher um sistema que irá gerenciar etapas críticas do negócio, conhecer a experiência e reputação da empresa que oferece o serviço é de extrema importância.
Portanto, opte por empresa especializada nesse segmento, e compreende as necessidades e desafios específicos enfrentados pelas imobiliárias. Dessa forma, essas empresas são capazes de oferecer soluções mais adequadas à sua realidade.
Além disso, ao conhecer a empresa, é possível verificar seu histórico e reputação no mercado. É importante escolher um fornecedor confiável, com um bom histórico de relacionamento com clientes e que possua um suporte eficiente para atender às demandas e dúvidas.
Outro aspecto relevante é verificar se a empresa oferece suporte técnico e atualizações constantes. Um sistema de gestão para imobiliárias deve estar em constante evolução para acompanhar as mudanças e necessidades do mercado.
6 – Faça um teste antes de decidir
Você sabe bem que cada imobiliária possui suas próprias particularidades e necessidades específicas, não é mesmo? Ao realizar um teste, é possível verificar se o sistema atende aos requisitos e demandas da empresa. Isso é especialmente importante, já que um sistema de gestão irá tocar em cada etapa da operação de forma definitiva e estratégica.
Esse também é o momento de avaliar a capacidade técnica da equipe de suporte da empresa, e analisar na prática cada um dos pontos anteriores para garantir que o sistema realmente cumpre suas promessas.
Conclusão
Em resumo, um sistema completo para imobiliária será aquele com funcionalidades capazes de suprir as necessidades do seu negócio. Além disso, esse sistema também deve te ajudar a implementar processos mais atualizados e estratégicos.
E agora que você já conferiu algumas das mais importantes dicas para escolher um bom sistema para imobiliária, gostaríamos de te apresentar o Nia Journey Enterprise.
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O Nia Journey Enterprise é um sistema de gestão criado para o mercado imobiliário e utiliza o Bitrix24. Essa ferramenta possui diversas funcionalidades em um só lugar, e pode ser utilizado por imobiliárias de todos os portes. O Nia é parceiro Silver do Bitrix24 no Brasil.
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