Nos dias de hoje, não é incomum ouvirmos alguém comentando que gostaria de ter mais algumas horas no seu dia para dar tempo de todas as demandas. Isso porque o tempo vem se tornando praticamente um artigo de luxo. Mas, afinal, é possível mesmo fazer algo para ganhar mais tempo no trabalho?
Seja na vida pessoal ou no trabalho, é cada vez mais crucial pensar nossas horas de maneira eficiente. E como podemos fazer isso?
É o que buscamos responder neste artigo. Separamos algumas dicas e estratégias que podem te ajudar a otimizar a rotina de trabalho e, com isso, ter mais tempo e qualidade de vida.
Confira a seguir!
- Planeje e revise
- Faça uma boa gestão do tempo
- Utilize métodos para guiar seu trabalho
- Faça pausas
- Saiba priorizar
- Não realize tarefas simultâneas
- Agrupes tarefas afins
- Delegue algumas tarefas
- Tenha meta e objetivos claros
- Organize sua agenda
- Conte com o apoio da tecnologia!
1. Planeje e revise
Tudo começa com um bom planejamento, não é mesmo? Por isso, nossa primeira dica é que você se planeje logo no começo da semana.
Veja as demandas que estão pendentes, o que deve ser priorizado e o que é preciso dar andamento.
Anote todas essas informações, seja em um planner, em um sistema ou até mesmo em uma planilha.
O importante é que você também consiga revisar esses pontos com o decorrer da semana. Afinal, imprevistos podem acontecer e modificações podem ser feitas. Por isso, a revisão é super importante.
2. Faça uma boa gestão do tempo
Possivelmente você já ouviu falar de gestão do tempo. A gestão do tempo é a prática de gerenciar o seu trabalho com o objetivo de garantir que o seu tempo está sendo utilizado da forma mais consciente e eficiente possível.
Uma das principais vantagens de ter uma boa gestão do tempo é a capacidade de organizar melhor o nosso dia, o que oportuniza mais tempo para momentos de descanso e autocuidado.
Além disso, uma boa gestão do tempo também pode ajudar na tomada de decisões, tornando-as mais assertivas.
Imagine que você está no trabalho e precisa tomar algumas decisões ao longo do dia para seguir com determinado negócio.
Se você estiver com muita demanda acumulada, sem tempo para pensar, possivelmente não tomará a melhor decisão naquele momento.
Ou seja, essa pressão pode não só atrapalhar o seu desempenho, mas também a da sua empresa como um todo.
Por isso a gestão de tempo é tão importante. Através dela, é possível ser mais assertivo na tomada de decisão, sem deixar de lado as outras atividades que também são necessárias.
Com uma boa gestão do tempo, você também começa a ter mais foco e concentração ao longo do dia, assim como uma maior produtividade.
A seguir, falaremos sobre como alguns métodos podem ser úteis na hora de realizar a sua gestão do tempo.
3. Utilize métodos para guiar seu trabalho
Você já ouviu falar no método pomodoro? Essa técnica nada mais é do que a realização de demandas intercaladas com intervalos curtos de descanso, geralmente de 5 minutos.
Nesse caso, o objetivo é beneficiar o cérebro e favorecer a motivação necessária para seguir produtivo entre uma tarefa e outra.
E este é apenas um exemplo de técnicas que podem ser utilizadas para você realizar a gestão do seu tempo entre cada demanda.
Neste artigo, são citados 6 métodos utilizados para facilitar esse processo. Assim, é possível exercitar o seu cérebro e obter uma rotina mais produtiva de trabalho.
4. Faça pausas
No mesmo sentido da técnica conhecida como pomodoro, a realização de pausas também é necessária para um bom desempenho das atividades ao longo do dia.
Afinal, quando estamos esgotados dificilmente conseguimos concluir ou entregar alguma demanda com qualidade.
Por isso, pode até parecer estranho, mas parar um tempo na rotina é essencial pois ajuda a oxigenar o cérebro e a ter mais produtividade.
Pesquisas também sugerem que essas pausas tornam as pessoas mais criativas.
Sendo assim, sempre que realizar alguma entrega, faça uma pausa. Tome uma água, levante ou faça algo que gosta, como escutar uma música.
Esses breves estímulos serão importantes para o desenvolvimento e entrega das demandas ao longo do dia.
Caso você tenha dificuldade de lembrar delas durante a sua rotina, tente programar as pausas em sua agenda ou até mesmo no celular.
5. Saiba priorizar
A priorização de demandas é uma excelente forma de organizar o dia e, com isso, ganhar mais tempo no trabalho.
Nesse sentido, é interessante fazer uma lista com os itens que você precisa entregar no seu dia. Organize por categoria, ou seja, o que é prioritário, importante ou não, e quais são as datas de entrega.
Dessa forma, você consegue visualizar melhor como gerir o seu tempo para entregar cada uma delas.
Utilize essa lista como um “checklist”, ou seja, finalize um tópico para depois começar o outro.
Executando todas elas dentro do seu cronograma, será possível olhar para outras demandas no decorrer da semana.
6.Não realize tarefas simultâneas
Embora pareça que estamos sendo mais produtivos, quando alternamos entre diversas tarefas simultâneas nosso cérebro precisa se esforçar mais para voltar a focar em uma única tarefa.
Essa dinâmica pode até parecer mais produtiva, porém provoca o esgotamento do nosso cérebro.
Por isso, ao invés de realizar múltiplas tarefas, busque trabalhar uma de cada vez para ter mais foco.
Dessa forma, você conseguirá entrar em um fluxo de trabalho onde se sentirá “imerso” em suas demandas.
Ao alcançar esse estado, você conseguirá entregar mais e de forma mais eficiente, uma vez que seu cérebro estará focado e sem esgotamento.
7. Agrupe tarefas afins
Uma forma de não alternar constantemente entre uma tarefa e outra é agrupar tarefas afins e executá-las em um mesmo bloco de tempo estipulado por você.
Dessa maneira, seu cérebro não vai precisar se esforçar tanto para alternar entre os contextos, uma vez que as demandas serão parecidas.
Essa dica pode ajudar você a executar as tarefas em menos tempo, e, consequentemente, ganhar mais tempo no trabalho, bem como manter a sua produtividade.
8. Delegue algumas tarefas
Outra dica para você ganhar mais tempo no trabalho é delegando algumas tarefas. Muitas vezes acabamos centralizando muitas demandas que poderiam ser facilmente realizadas por qualquer outro membro da equipe.
Essa centralização não ajuda em nada na sua gestão do tempo, só contribui ainda mais para o acúmulo de tarefas e a sobrecarga.
Sendo assim, se você acha que o trabalho pode ser facilmente realizado por outro membro da equipe, tente delegá-lo para essa pessoa.
Deixe claro o que é necessário entregar e quais são os motivos por você não conseguir realizá-la. Pedir ajuda com educação e dividir as responsabilidades pode contribuir para que todas as demandas sejam feitas.
Como resultado, o trabalho de toda a equipe é valorizado, bem como as suas entregas.
Além disso, você também ficará mais livre para contribuir com outras pendências.
9. Tenha metas e objetivos claros
A definição de metas e objetivos claros é outra dica importante para você ganhar mais tempo no trabalho.
Deixe claro desde o princípio o que você espera com determinada tarefa, ou seja, quais são os resultados esperados com aquela entrega.
Busque descrever as ações que podem ajudar a atingir esse determinado objetivo. Com essa definição, você saberá o “passo a passo” que precisa ser feito para chegar aos resultados desejados.
Dessa forma, suas entregas serão mais assertivas e a sua rotina se tornará mais produtiva à medida que não haverá um alto índice de retrabalho.
10. Organize sua agenda
Essa dica pode ser simples, mas ela pode ajudar tanto na gestão do tempo no seu trabalho quanto na sua vida pessoal.
Organizar seus horários em uma agenda desde o começo da semana irá facilitar a visualização de tudo o que precisa ser entregue no decorrer dos dias.
Além do mais, é importante reservar um espaço para suas atividades pessoais, como uma ida ao médico, a academia e assim por diante.
Dessa maneira, outras pessoas também estarão cientes do seu horário de trabalho e quando você está ou não disponível.
Outra dica importante é colocar as tarefas prioritárias para serem realizadas nos primeiros momentos da sua semana.
Afinal, imprevistos podem acontecer no decorrer dos outros dias e pode ser preciso deixar algumas para um outro instante.
11. Conte com o apoio da tecnologia!
Por fim, outra forma de ganhar mais tempo no trabalho é deixar que a tecnologia assuma as tarefas extremamente manuais e repetitivas, que geralmente demandam tempo e reduzem nossa produtividade.
Para exemplificar, imagine que todos os dias você precise preencher dados dos seus clientes em alguma planilha de cadastro.
Com um sistema automatizado e integrado, essa atividade é realizada de forma automática.
Além disso, um sistema completo para imobiliárias realiza automaticamente:
- o envio da 2ª via de boletos;
- disparo de lembretes para que as equipes executem alguma tarefa;
- envio de notificações aos clientes;
- relatórios que facilitam a gestão do negócio.
E essas são apenas algumas vantagens de utilizar a tecnologia na rotina.
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