Identificar quais são as falhas, os gargalos, desequilíbrios e oportunidades de melhoria de cada operação da sua imobiliária. Essa é a principal função da modelagem de processos. Um recurso capaz de proporcionar o conhecimento necessário para melhorar ou ajustar as etapas de um negócio.
Uma vez que os seus processos estão corretamente modelados e otimizados, há uma entrega de valor ao cliente. Os erros são reduzidos e a sua imobiliária torna-se mais eficiente.
Mas, para alcançar esses resultados, existem alguns passos importantes antes de iniciar uma modelagem de processos.
Neste artigo apresentamos um pouco da solução de modelagem de processos do Nia, a qual acompanha a sua imobiliária etapa a etapa, do início ao fim.
Além disso, explicamos no que consiste a modelagem de processos, de que maneira a sua imobiliária se beneficia dessa ferramenta e como ajudamos a implementá-la.
Acompanhe o conteúdo deste artigo até o final! Queremos te ajudar a otimizar o seu negócio e torná-lo cada vez mais eficaz.
O que é a modelagem de processos?
Antes de mais nada, vamos entender no que consiste um processo. Pode-se dizer que um processo é uma ordem determinada de tarefas ou atividades que estão estabelecidas em um espaço de tempo.
Um processo contém matérias-primas e produtos/serviços bem definidos, com um começo, processamento e fim.
Dessa forma, um mesmo negócio pode conter diversos processos. No caso das imobiliárias, é comum existir um processo diferenciado para a etapa de pré-vendas, locação, de vendas e de desocupação, por exemplo.
Só para ilustrar, vamos pensar no processo de locação da sua imobiliária. Algumas etapas são o agendamento de visitas, a negociação com o locatário, a etapa de cadastro e a confecção do contrato.
Ao modelar esse processo, é possível obter um diagnóstico visual, macro e micro, de todo o seu negócio. Isto é, pode-se visualizar todos os responsáveis por cada etapa, os pré-requisitos, as fases de comunicação com o cliente e entre outros pontos.
Sendo assim, a modelagem de processos é a representação dos processos atuais de um negócio, seja em formato de mapa, diagrama ou modelo.
O objetivo da ferramenta é eliminar desperdícios e documentar o trabalho realizado do início ao fim. É através desse detalhamento que será possível sugerir melhorias processuais, buscando torná-lo mais preciso e eficaz.
Mapeamento de processos x Modelagem de processos
Existe uma diferença entre o mapeamento e a modelagem de processos.
Enquanto o mapeamento de processos torna mais claras as responsabilidades de cada integrante de uma equipe, a modelagem é considerada um pouco mais complexa. Ela tem a finalidade de incorporar regras e é mais aplicada em casos onde o próximo passo é a automatização de processos.
Por isso, modelar um processo é um pré-requisito para quem deseja otimizar o seu negócio e busca pela transformação digital da sua empresa. Assim, você consegue priorizar por onde começar e identifica quais pontos podem ser automatizados.
Logo, quando mapeamos um processo, buscamos adaptá-lo para a utilização de novas tecnologias, como o uso de um CRM, de chatbots ou RPA, a fim de garantir a transformação digital da sua imobiliária.
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Para isso, existem alguns passos necessários que realizamos para sugerir melhorias aos seus processos, com o objetivo de aperfeiçoar a rotina dos colaboradores e a parte financeira da sua imobiliária.
Confira no próximo tópico.
Como realizamos a modelagem de processos?
Iniciamos a construção da modelagem analisando o que o cliente espera obter com o projeto.
Ou seja, focamos nos seus objetivos principais com o uso da ferramenta. Você tem como foco a automatização dos seus processos? Ou pretende apenas documentar para facilitar a comunicação entre as equipes? Ou, ainda, gostaria somente de encontrar melhorias para alguns deles?
Dessa forma, você fará o passo a passo a seguir já com um objetivo em mente, de acordo com as necessidades da sua imobiliária.
Confira o nosso passo a passo para a modelagem de processos:
- 1º passo: realizamos uma conversa inicial com a imobiliária para entender os processos e as especificidades do seu negócio, bem como os insumos e documentos necessários para o início da modelagem;
- 2º passo: iniciamos a modelagem inicial do processo, de acordo com cada fase e os seus responsáveis, bem como as comunicações e pausas necessárias no fluxo de atividades, seja internamente ou externamente;
- 3º passo: durante a modelagem continuamos em contato com a imobiliária, a fim de realizar ajustes finos e melhorias juntamente com o responsável pelo projeto;
- 4º passo: caso sejam realizadas automatizações para a melhoria do processo, avaliamos o projeto internamente com o time de desenvolvimento do projeto e verificamos a viabilidade técnica;
- 5º passo: por fim, revisamos a modelagem para realizar ajustes finais, conferimos pendências e informações faltantes, assim como coletamos os conteúdos das comunicações que serão automatizadas.
De que maneira a sua imobiliária se beneficia da modelagem de processos?
Certamente, a modelagem de processos permite que o seu negócio tenha uma visão lógica das atividades como um todo, de maneira simples e intuitiva, além de demonstrar como o trabalho deve ser feito para que se torne mais produtivo e eficiente.
Para além disso, a modelagem de processos traz outras inúmeras vantagens para a sua imobiliária, as quais apontamos a seguir:
Simplifica a automação de processos
Nosso principal objetivo com a modelagem de processos está na automatização dessas atividades, utilizando novas tecnologias e garantindo a transformação digital da sua empresa.
A modelagem, portanto, é um pré-requisito para quem deseja otimizar sua imobiliária através da inovação e de soluções tecnológicas. Assim, os colaboradores tem sua rotina facilitada e você terá mais controle sobre os processos.
Aumenta a produtividade e eficiência
Uma vez que serão realizadas melhorias nos processos, principalmente através da automatização, a sua equipe terá mais tempo para focar em partes estratégicas do seu negócio, como o atendimento a um potencial cliente.
O trabalho torna-se mais eficiente a medida que a carga de retrabalho é reduzida, uma vez que as falhas são identificadas.
A modelagem de processos também identifica quanto tempo cada tarefa demanda, os responsáveis por cada etapa e quais delas serão otimizadas. Assim, a sua imobiliária terá um relevante ganho produtivo que refletirá nos seus resultados.
Redução de custos
Com a redução de falhas e, consequentemente, de retrabalho, a sua equipe poderá utilizar uma menor quantidade de recursos para fazer a mesma tarefa, obtendo mais agilidade e eficiência, à medida que os processos estão otimizados.
Além disso, quando você elimina fases desnecessárias e otimiza a execução de todo o processo, a sua imobiliária reduz desperdícios e perda de tempo.
E geralmente, o tempo é um fator crucial para o sucesso da sua imobiliária, não é mesmo?
Evita atrasos
Além de eliminar desperdícios ao longo do processo, à medida que há um maior entendimento de todas as fases e responsáveis, é possível tomar decisões de forma ágil para corrigir possíveis problemas.
Da mesma maneira, a sua imobiliária também possui um maior controle sobre cada tarefa e, assim, evita atrasos na entrega de seus serviços.
Aperfeiçoamento da comunicação
Você sente que muitas vezes não tem conhecimento do que as equipes da sua imobiliária estão fazendo? Ou como andam todas as tarefas? Tem a impressão de que há uma falta de comunicação entre todas as equipes da empresa?
Pois é, esse pode ser um fator muito prejudicial para o sucesso do seu negócio. Uma vez que as equipes estão desalinhadas ou não conseguem se comunicar entre si, pode haver uma falta de comprometimento e, consequentemente, uma baixa produtividade.
Para resolver esse problema, a modelagem de processos é uma ótima alternativa, já que ajuda a entender todo o fluxo de trabalho e os responsáveis por cada etapa.
Ou seja, o fluxograma servirá como um guia padrão para que as equipes se comuniquem e encontrem ajuda com os responsáveis diretos por cada tarefa.
Dessa forma, as equipes terão uma visão clara sobre cada processo e poderão falar a respeito de cada etapa, do início ao fim.
Transparência
Ao disponibilizar visualmente as etapas de cada processo, todas as equipes da sua imobiliária terão o conhecimento do contexto geral e dos detalhes, bem como das atividades que influenciam no fluxo de trabalho de cada projeto.
Dessa forma, todos possuem acesso às mesmas informações, o que gera mais confiança nos processos e engajamento entre as equipes.
Como resultado, a sua imobiliária inova e se torna mais competitiva, à medida que todas as equipes estarão aptas a tomarem decisões estratégicas para alavancar o seu negócio.
Ajuda na qualificação da equipe
A modelagem de processos é uma ótima ferramenta para quem pretende inovar e qualificar as suas equipes de forma estratégica.
Uma vez que as tarefas estão bem definidas, é possível identificar quais conhecimentos os integrantes de uma equipe precisam para se capacitar e, assim, agilizar o processo a fim de torná-lo ainda mais eficiente.
A modelagem de processos também transmite todas as informações para um novo colaborador de forma organizada, facilitando o seu treinamento.
Assim, seja um profissional ou um colaborador em treinamento, todos terão uma visão estratégica da sua imobiliária e poderão se especializar para alcançar os seus resultados e metas de maneira eficaz.
Por fim, vale ressaltar que, para alcançar todos esses resultados positivos e melhorias, o processo precisa ser feito de maneira constante e não de uma vez ou outra.
Ou seja, acompanhar os seus processos de perto e analisar pontos de aperfeiçoamento deve ser uma constância no seu negócio para que tudo funcione de maneira adequada.
Conclusão
Em resumo, você pode utilizar a modelagem de processos para analisar os processos da sua imobiliária e, assim, detectar os pontos de melhorias para cada etapa.
E ainda: a modelagem de processos é um pré-requisito para quem deseja automatizar seus processos e otimizar sua rotina.
Se você automatizar as atividades da sua imobiliária a tendência é que os erros de processos reduzam, melhorando a produtividade e gestão do tempo.
Portanto, essa atividade vai muito além de modelar os seus processos, ela também objetiva a compreensão, documentação, automatização e transformação das ações na sua imobiliária.
Dessa forma, entre os nossos objetivos está a adaptação dos seus processos para a automatização.
O Nia identifica todos os requisitos e adapta a realidade da sua imobiliária para modelar os processos de acordo com as funcionalidades oferecidas pela plataforma Bitrix 24.
Somos parceiros dessa ferramenta que é utilizada por mais de 6 milhões de empresas em todo o mundo!
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